Mengelola Operasional Transaksi

Saat Anda ingin mencatat keuangan operasional pada transaksi, misal pada grup pemberangkatan jamaah umrah, seperti mencatat pengeluaran berupa biaya tiket, biaya hotel, pembayaran komisi kepada agen, maka Anda dapat mencatatnya di menu HPP Transaksi di sistem akuntansi dan keuangan.

Pilih Menu Dashboard > Klik Sistem Akuntansi dan Keuangan

Langkah menuju sistem akuntansi dan keuangan

 

Pilih Menu Pencatatan > Klik HPP Transaksi > Pilih Salah Satu Modul Transaksi (Misal : Paket Umrah)

Langkah-langkah untuk mengelola HPP transaksi

 

Pilih salah satu pemberangkatan yang ingin Anda catat keuangan operasionalnya :

Memilih salah satu pemberangkatan

 

Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Tampilan operasional keuangan suatu pemberangkatan umrah

 

Pada bagian atas, dapat terlihat informasi mengenai :

• Jumlah Tagihan Dari Transaksi, yaitu total tagihan travel kepada jamaah yang ikut pada grup pemberangkatan tersebut
• Jumlah Pendapatan Diterima, yaitu total pembayaran jamaah yang sudah diterima travel Anda
• Kekurangan Pembayaran Dari Transaksi, yaitu total kekurangan pembayaran jamaah yang belum diterima travel Anda
• Jumlah Pengeluaran Operasional, yaitu total pengeluaran yang dilakukan travel Anda untuk semua yang berkaitan dengan pemberangkatan tersebut
• Jumlah Utang Komisi, yaitu total komisi yang belum dibayarkan oleh travel Anda kepada agen, sales atau para penerima komisi yang mereferensikan jamaah pada pemberangkatan tersebut
• Laba/Rugi, yaitu jumlah keuntungan atau kerugian yang dialami travel Anda khusus untuk grup pemberangkatan tersebut. (Bila angka berwarna merah, berarti rugi. Bila berwarna hijau, berarti untung)
• Rerata Harga Jual / Pax, yaitu rata-rata harga jual per jamaah untuk pemberangkatan tersebut
• Rerata Biaya Operasional / Pax, yaitu rata-rata biaya operasional yang dikeluarkan untuk masing-masing jamaah

 

1. Tab Data Pengeluaran

Pada data pengeluaran dapat terlihat pengeluaran apa saja yang sudah dikeluarkan oleh travel Anda untuk operasional grup pemberangkatan umrah tersebut, seperti pengeluaran berupa barang kelengkapan berupa koper, buku manasik, dll, lalu ada pembayaran komisi kepada agen, sales, atau penerima komisi, pembayaran hotel di Mekkah dan Madinah, pembayaran tiket berangkat, tiket kembali, snack, konsumsi, transportasi di Saudi, handling bandara, tip Muttawwif, dll.

 

Bila Anda ingin menambah catatan pengeluaran khusus grup pembarangkatan ini, klik tombol "Tambah Data Pengeluaran".
Maka akan muncul form berikut :

Form pencatatan data pengeluaran operasional pada suatu grup pemberangkatan jamah umrah

 

• Nama Transaksi : isikan nama transaksi pengeluaran. ( Misal : Pembelian 55 Tiket Pesawat Garuda )
• Supplier/Vendor : pilih supplier/vendor/pihak yang menerima pembayaran pengeluaran Anda
• Metode Pembayaran : pilih salah satu metode pembayaran yang digunakan
• Waktu Transaksi : isikan waktu transaksi terjadi
• Kurs Transaksi : pilih kurs yang digunakan
• Jumlah Pengeluaran : isikan jumlah nominal uang pengeluaran
• Biaya Administrasi : (Hanya isikan apabila terdapat biaya administrasi dari bank)
• Kategori Pengeluaran : pilih salah satu kategori pengeluaran. (Untuk melihat panduan cara menambah kategori pengeluaran, klik disini)
• Bukti Transaksi : unggah file berupa bukti transaksi bila dipelukan
• Catatan : sertakan catatan mengenai transaksi bila diperlukan

Bila data yang sudah Anda masukkan telah benar, klik "Simpan Data"

 

2. Tab Data Pendapatan

Pada data pendapatan dapat terlihat uang apa saja yang diterima oleh travel Anda yang berasal/berkaitan dengan satu grup pemberangkatan umrah tersebut, seperti pendapatan dari pembayaran angsuran maupun pelunasan jamaah, dll.

Bila Anda ingin menambah catatan pendapatan yang Anda terima dari grup pembarangkatan ini, klik tombol "Tambah Data Pendapatan".
Maka akan muncul form berikut :

Form pencatatan data pendapatan operasional pada suatu grup pemberangkatan jamah umrah

 

• Nama Transaksi : isikan nama transaksi pendapatan. ( Misal : Refund 1 Tiket Maskapai )
• Supplier/Vendor : pilih supplier/vendor/pihak yang menerima pembayaran pendapatan Anda
• Metode Pembayaran : pilih metode yang digunakan oleh pihak yang membayar
• Waktu Transaksi : isikan waktu transaksi terjadi
• Kurs Transaksi : pilih kurs yang digunakan
• Jumlah Pengeluaran : isikan jumlah nominal uang pendapatan
• Kategori Pendapatan : pilih salah satu kategori pendapatan. (Untuk melihat panduan cara menambah kategori pendapatan, klik disini)
• Bukti Transaksi : unggah file berupa bukti transaksi
• Catatan : sertakan catatan mengenai transaksi bila diperlukan

 

Bila data yang sudah Anda masukkan telah benar, klik "Simpan Data"

 

3. Tab Data Utang Komisi

Tab data utang komisi berisi data utang komisi travel Anda ke para agen atau penerima komisi yang berhasil mereferensikan jamaah yang melakukan transaksi di tanggal pemberangkatan ini.

Data utang komisi di suatu grup pemberangkatan

 

Pada tabel dapat terlihat kode komisi, nama penerima komisi, perannya, jenis komisi, jumlah komisi yang didapat, jumlah kekurangan komisi yang belum dibayar oleh travel Anda kepada masing-masing penerima komisi.

 

4. Tab Data Transaksi

Pada tab ini, Anda dapat melihat transaksi yang memilih berangkat di grup pemberangkatan ini.

Data transaksi di grup pemberangkatan

 

 

5. Tab Detail Pemberangkatan

Tab detail pemberangkatan berisi informasi mengenai pemberangkatan tersebut, seperti tanggal keberangkatan, program hari, musim umrah, jumlah pax, dll.

Data detail pemberangkatan

 

6. Rekap Keuangan

Pada tab rekap keuangan, Anda dapat mengetahui apakah pengeluaran untuk grup pemberangkatan ini melebihi anggaran yang sudah Anda tetapkan. Sehingga dari rekap keuangan ini bisa digunakan sebagai bahan evaluasi pemberangkatan selanjutnya.

Rekap keuangan suatu grup pemberangkatan

 

Pada rekap keuangan, terdapat komponen-komponen yang perlu dibayar untuk grup pemberangkatan tersebut beserta anggaran biayanya, selain itu dapat terlihat realisasi/uang yang travel Anda keluarkan untuk masing-masing komponen, sehingga dapat terlihat pada kolom selisih mana saja biaya yang melebihi budget (ditandai dengan warna merah), dan yang tidak melebihi budget (ditandai dengan warna hijau).

Dari rekap keuangan ini, Anda dapat melihat rekapan apakah dari pemberangkatan tersebut mengalami laba atau rugi

Contoh rekap keuangan suatu grup pemberangkatan