Mengelola Detail Calon Pelanggan

Setelah Anda memasukkan/menambahkan data dari calon pelanggan reguler ke dalam sistem CRM, Anda dapat mengelola detail hubungan/interaksi/follow up Anda dengan calon pelanggan tersebut, seperti Anda dapat merencanakan dan mencatat aktivitas interaksi apa yang Anda lakukan kepada calon pelanggan melalui berbagai media seperti telepon, chat whatsapp, meeting, email, media sosial, dan lain sebagainya. Anda juga dapat menambahkan catatan mengenai calon pelanggan tersebut, serta mencatat komplain dari calon pelanggan.

Anda juga dapat mengupdate status progress calon pelanggan tersebut, apakah sudah dihubungi, sudah dalam penawaran, sudah closing atau menolak, dan lain sebagainya.

Anda dapat mengelola detail calon pelanggan reguler di Sistem Manajemen Pelanggan/CRM

Pilih Menu Dashboard > Klik Sistem Manajemen Pelanggan

Langkah menuju sistem manajemen pelanggan/CRM

 

1. Pilih Menu Manajemen Pelanggan
2. Klik Calon Pelanggan
3. Lalu Pilih Salah Satu Status Progress Calon Pelanggan yang Ingin Anda kelola :
> Seluruh Data Calon Pelanggan, atau
> Calon Pelanggan yang Baru Dientri, atau
> Calon Pelanggan yang Telah Dihubungi, atau
> Calon Pelanggan Dalam Proses Penawaran, atau
> Calon Pelanggan Menolak, atau
> Calon Pelanggan Tidak Merespon, atau
> Calon Pelanggan yang Tidak Memenuhi Kualifikasi dengan Ketentuan yang Ada pada Travel Anda
4. Klik salah satu calon pelanggan dengan cara klik kode calon pelanggan tersebut atau klik ikon detail data 

 

Langkah menuju detail data calon pelanggan

 

1. Merencanakan/Mencatat/Membatalkan Aktivitas Interaksi dengan Calon Pelanggan

Setelah Anda mengikuti langkah-langkah di atas untuk menuju detail calon pelanggan, klik tab "Aktivitas", lalu klik media yang Anda gunakan untuk melakukan interaksi dengan calon jamaah tersebut

 

• Klik Seluruh Data untuk menampilkan aktivitas interaksi apa saja yang sudah/akan/batal dilakukan oleh staff marketing/customer service/sales Anda dengan calon pelanggan tersebut
• Klik Telepon untuk mencatat/merencanakan/membatalkan aktivitas melalui telepon
• Klik Email untuk mencatat/merencanakan/membatalkan aktivitas melalui email
• Klik Chat untuk mencatat/merencanakan/membatalkan aktivitas melalui chat seperti whatsapp atau sosial media
• Klik Meeting untuk berfungsi untuk mencatat/merencanakan/membatalkan aktivitas melalui meeting online atau offline
• Klik Komplain untuk mencatat komplain dari calon pelanggan mengenai service atau produk/jasa yang Anda tawarkan

 

a. Telepon

Klik "Telepon" > Klik "Tambah Data Aktivitas Telepon",
maka akan muncul form sebagai berikut :

Form menambah/mencatat/membatalkan aktivitas telepon

 

• Jenis Panggilan, pilih "panggilan keluar" bila staff Anda yang menelepon calon jamaah tersebut. Pilih "panggilan masuk" bila calon pelanggan tersebut yang menelepon staff Anda
• Petugas, pilih staff yang melakukan aktivitas telepon ini
• Subjek Pembahasan, isikan subjek atau inti dari pembahasan yang dibicarakan melalui telepon
• Detail Pembahasan, isikan detail pembahasan yang dibicarakan melalui telepon
• Waktu Mulai, isikan waktu mulai staff Anda menelepon calon pelanggan tersebut
• Waktu Selesai, isikan waktu selesai staff Anda menelepon calon pelanggan tersebut
• Zona Waktu, pilih salah satu dari ketiga zona waktu 
• Status Pekerjaan, pilih "Dalam Rencana" bila aktivitas telepon masih dalam rencana untuk dilaksanakan oleh staff Anda, pilih "Sudah Dilaksanakan" bila aktivitas telepon sudah dilaksanakan antara staff Anda dengan calon pelanggan, pilih "Dibatalkan" bila aktivitas telepon tidak jadi dilakukan
• Catatan Khusus, isikan catatan khusus bila diperlukan
• Lampiran, sertakan lampiran bila diperlukan

 

Bila data yang telah Anda masukkan sudah benar, klik "Simpan Data"

 

b. Email

Klik "Email" > Klik "Tambah Data Aktivitas Email",
maka akan muncul form sebagai berikut :

Form menambah/mencatat/membatalkan aktivitas email

 

• Petugas, pilih staff yang melakukan aktivitas email ini
• Email Tujuan, isikan email milik calon pelanggan
• Subjek Pembahasan, isikan subjek atau inti dari pembahasan yang dibicarakan melalui email
• Detail Pembahasan, isikan detail pembahasan yang dibicarakan melalui email
• Waktu Pengiriman, isikan waktu saat staff Anda mengirim email kepada calon pelanggan
• Zona Waktu, pilih salah satu dari ketiga zona waktu 
• Status Pekerjaan, pilih "Dalam Rencana" bila aktivitas email masih dalam rencana untuk dilaksanakan oleh staff Anda, pilih "Sudah Dilaksanakan" bila aktivitas email sudah dilaksanakan antara staff Anda dengan calon pelanggan, pilih "Dibatalkan" bila aktivitas email tidak jadi dilakukan
• Catatan Khusus, isikan catatan khusus bila diperlukan
• Lampiran, sertakan lampiran bila diperlukan

 

Bila data yang telah Anda masukkan sudah benar, klik "Simpan Data"

 

c. Chat

Klik "Chat" > Klik "Tambah Data Aktivitas Chat",
maka akan muncul form sebagai berikut :

Form menambah/mencatat/membatalkan aktivitas chat

 

• Petugas, pilih staff yang melakukan aktivitas chat ini
• Media Chat, pilih salah satu media chat yang staff Anda gunakan untuk menghubungi calon pelanggan. Apakah melalui whatsapp, facebook messenger, line, telegram, atau instagram.
• Subjek Pembahasan, isikan subjek atau inti dari pembahasan yang dibicarakan melalui chat
• Detail Pembahasan, isikan detail pembahasan yang dibicarakan melalui chat
• Waktu Mulai, isikan waktu mulai staff Anda mengirim chat calon pelanggan tersebut
• Waktu Selesai, isikan waktu selesai staff Anda melakukan chat kepada calon pelanggan tersebut
• Zona Waktu, pilih salah satu dari ketiga zona waktu 
• Status Pekerjaan, pilih "Dalam Rencana" bila aktivitas chat masih dalam rencana untuk dilaksanakan oleh staff Anda, pilih "Sudah Dilaksanakan" bila aktivitas chat sudah dilaksanakan antara staff Anda dengan calon pelanggan, pilih "Dibatalkan" bila aktivitas chat tidak jadi dilakukan
• Catatan Khusus, isikan catatan khusus bila diperlukan
• Lampiran, sertakan lampiran bila diperlukan

 

Bila data yang telah Anda masukkan sudah benar, klik "Simpan Data"

 

d. Meeting

Klik "Meeting" > Klik "Tambah Data Aktivitas Meeting",
maka akan muncul form sebagai berikut :

Form menambah/mencatat/membatalkan aktivitas meeting

 

• Petugas, pilih staff yang melakukan aktivitas meeting ini
• Lokasi, tempat staff Anda melakukan meeting dengan calon pelanggan
• Subjek Pembahasan, isikan subjek atau inti dari pembahasan yang dibicarakan melalui meeting
• Detail Pembahasan, isikan detail pembahasan yang dibicarakan melalui meeting
• Waktu Mulai, isikan waktu dimulainya meeting dengan calon pelanggan 
• Waktu Selesai, isikan waktu selesainya meeting dengan calon pelanggan 
• Zona Waktu, pilih salah satu dari ketiga zona waktu 
• Status Pekerjaan, pilih "Dalam Rencana" bila aktivitas meeting masih dalam rencana untuk dilaksanakan oleh staff Anda, pilih "Sudah Dilaksanakan" bila aktivitas meeting sudah dilaksanakan antara staff Anda dengan calon pelanggan, pilih "Dibatalkan" bila aktivitas meeting tidak jadi dilakukan
• Catatan Khusus, isikan catatan khusus bila diperlukan
• Lampiran, sertakan lampiran bila diperlukan

 

Bila data yang telah Anda masukkan sudah benar, klik "Simpan Data"

 

e. Komplain

Klik "Komplain" > Klik "Tambah Data Aktivitas Komplain",
maka akan muncul form sebagai berikut :

Form menambah/mencatat/membatalkan aktivitas komplain

 

• Petugas, pilih staff yang menerima komplain dari calon pelanggan
• Pokok Pembahasan, isikan inti dari komplain yang disampaikan oleh calon pelanggan
• Detail Keluhan, isikan detail komplain/keluhan yang disampaikan oleh calon pelanggan
• Detail Solusi, isikan detail solusi yang akan/sudah diberikan kepada calon pelanggan tersebut
• Waktu Mulai, isikan waktu calon pelanggan memberikan komplain
• Waktu Selesai, isikan waktu kapan komplain selesai diberikan oleh calon pelanggan 
• Status Pekerjaan, pilih "Belum Ditanggapi" bila komplain belum ditanggapi  oleh staff Anda, pilih "Dalam Proses" bila staff Anda telah menanggapi komplain dan proses memberikan solusi, pilih "Selesai" bila solusi sudah diberikan dan calon pelanggan sudah merespon/komplain sudah teratasi
• Catatan Khusus, isikan catatan khusus bila diperlukan
• Lampiran, sertakan lampiran bila diperlukan

 

Bila data yang telah Anda masukkan sudah benar, klik "Simpan Data"

 

 

2. Menambahkan Catatan Mengenai Calon Pelanggan

Bila Anda mendapat informasi tambahan lainnya mengenai calon pelanggan, misalnya seperti calon pelanggan memiliki hobi apa, memiliki karakter seperti apa, menyukai makanan apa, memiliki alergi apa, dan lain sebagainya. Sehingga ketika staff Anda atau staff yang sebelumnya belum pernah menghandle calon jamaah tersebut, sudah mengetahui apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan, dan lain sebagainya.

Klik tab "Catatan", lalu klik "Tambah Catatan" 

Langkah menambahkan catatan mengenai calon pelanggan

 

Maka akan muncul form sebagai berikut :

Form menambah catatan mengenai calon pelanggan

 

• Catatan, isikan catatan mengenai calon pelanggan 
• Lampiran, sertakan lampiran bila diperlukan dengan cara klik "Choose File". Bila Anda ingin menambah lampiran lebih dari satu, klik tanda +

 

Bila data yang telah Anda masukkan sudah benar, klik "Simpan Data"

 

3. Melihat Riwayat Progress

Untuk melihat riwayat progress calon pelanggan, klik tab "Riwayat Progress"

Melihat riwayat progress calon pelanggan

 

• Pada riwayat progress, Anda dapat melihat spesifik dari progress interaksi staff Anda dengan calon pelanggan tersebut, yaitu waktu dan petugas yang melakukan progress calon pelanggan tersebut.

 

 

4. Mengupdate Status Progress Hubungan Calon Pelanggan

Klik tombol “Update Progress” yang berada di bagian kanan atas

 

Lalu update progress dengan memilih salah satu dari pilihan seperti gambar di atas :

• “Telah Dihubungi” bila calon pelanggan sudah dihubungi oleh staff marketing/customer service/customer service Anda, seperti menanyakan kabar, berkenalan, dan lain sebagainya
• “Dalam Proses” bila calon pelanggan tersebut sudah ditawari produk/jasa milik travel Anda.
• Pilih salah satu hasil dari setelah staff menawarkan produk, apakah “Menolak”, “Tidak Merespon”, “Tidak Memenuhi Kualifikasi” (kualifikasi yang travel Anda tetapkan sebagai persyaratan yang harus dipenuhi bila jamaah/calon pelanggan menggunakan produk/jasa Anda), "Berhasil Closing", atau "Pindahkan ke Calon Pelanggan Potensial" (bila setelah dihubungi, calon jamaah tersebut merupakan pelanggan potensial )
  
• Bila Anda klik "Berhasil Closing" karena calon pelanggan tersebut berhasil closing/memutuskan untuk memesan produk/jasa Anda, maka tentukan calon jamaah tersebut closing sebagai apa, apakah sebagai jamaah atau sebagai agen travel Anda.

 

Memilih salah satu peran untuk calon pelanggan yang berhasil closing

 

Maka calon pelanggan tersebut berpindah menjadi pelanggan. Data calon pelanggan itu berpindah ke bagian Menu Manajemen Pelanggan > Pelanggan Perorangan/Pelanggan Perusahaan

Contoh calon pelanggan yang berhasil closing dan berpindah statusnya menjadi pelanggan perorangan

 

Untuk melihat panduan mengelola detail calon pelanggan dalam bentuk video tutorial, dapat Anda akses pada laman berikut ini :
Mengelola Detail Calon Pelanggan