Mengelola Penyerahan Dokumen Pada Data Transaksi

Video Tutorial Mengelola Penyerahan Dokumen Pada Data Transaksi


Panduan Tertulis Mengelola Penyerahan Dokumen Pada Data Transaksi

A. Pengelolaan Penyerahan Dokumen Pada Transaksi Perorangan

1. Memantau Penyerahan Dokumen

Untuk memeriksa data penyerahan kelengkapan dokumen yang telah diberikan oleh jama'ah kepada travel Anda (seperti KTP, KK, Paspor, dll), dapat Anda lihat pada halaman administrasi dengan langkah berikut :

Pilih Menu Transaksi > Paket Umrah > Data Transaksi > Klik salah satu transaksi yang telah terdaftar yang ingin Anda periksa penyerahan dokumennya > klik tab "Penyerahan Dokumen".
Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

dokumen.png

Contoh Form Detail Penyerahan Dokumen 

 

2. Mengubah Status Penyerahan Dokumen

Klik simbol.png 

Maka tampilan akan berubah sebagai berikut :

penyerahan dokumen2.pngContoh Form Ubah Data Penyerahan Dokumen

 

1. Kolom "Dokumen" : berisi apa saja dokumen yang harus diserahkan oleh Jamaah kepada travel Anda.

2. Kolom "Jenis Dokumen" :

  • Pilih "Tidak Tersedia" apabila Jamaah belum menyerahkan dokumen tersebut.
  • Pilih "Asli" apabila Jamaah sudah menyerahkan dokumen dalam bentuk asli, bukan dalam bentuk fotokopi.
  • Pilih "Salinan" apabila Jamaah sudah menyerahkan dokumen dalam bentuk fotokopi.

3. Waktu Penyerahan : Isikan kapan Jamaah menyerahkan dokumen pada tanggal, bulan, dan tahun berapa.

4. Upload Dokumen 

Klik icon  simbol upload.png untuk mengunggah/memasukkan gambar dokumen ke dalam sistem

5. Pengembalian :

Centang kotak kecil pada kolom Pengembalian jika dokumen milik jamaah sudah diunggah dan sudah dikembalikan oleh travel Anda kepada jamaah tersebut.

6. Verifikasi :

Centang kotak kecil pada kolom Verifikasi jika dokumen yang telah diserahkan oleh jamaah sudah benar dan sesuai bahwa dokumen memang milik jamaah tersebut, serta tidak buram untuk dokumen yang berbentuk salinan/fotokopi.

Klik simpan data.png apabila proses ubah data dan kelengkapan telah selesai.

 

Maka setelah disimpan perubahan penyerahan dokumen tersebut, tanda "X" akan berubah menjadi tanda "Centang" untuk dokumen yang telah di proses pada ubah data penyerahan dokumen.

pengembalian&verifikasi.pngContoh Status Pengembalian dan Verifikasi pada Dokumen yang Sudah atau Belum

 

 

3. Cetak Tanda Terima

Untuk cetak tanda terima, klik tombol cetak tanda terima.png.

Dalam form tanda terima, akan tertera untuk keperluan apa tanda terima tersebut dan kedua pihak yang melakukan pemberian dan penerimaan dokumen. 

 

cetak form penyerahan dokumen.png

Contoh Form Tanda Terima Penyerahan Dokumen

 

  • Klik "Cetak Halaman" apabila Anda ingin mencetak tanda terima.
  • Klik "Download PDF" apabila Anda ingin mengunduh form tanda terima penyerahan dokumen dalam bentuk PDF dan dikirim kepada Jamaah terkait melalui email atau whatsapp dan lainnya.
  • Klik "Tutup Halaman" apabila telah selesai.

 

 

4. Cetak Data Pengembalian

Untuk cetak tanda terima pengembalian, klik kolom "Cetak Data Pengembalian". Dalam tanda terima akan tertera pengembalian dokumen berupa apa, untuk keperluan apa tanda terima tersebut dan kedua pihak yang melakukan pengembalian dan penerimaan dokumen. 

 

cetak tanda terima.png

Contoh Form Cetak Data Pengembalian

  • Klik "Cetak Halaman" apabila ingin mencetak tanda terima.
  • Klik "Tutup Halaman" apabila telah selesai.

 

 

B. Pengelolaan Penyerahan Dokumen Pada Transaksi Kelompok


Penyerahan kelengkapan paket umrah kelompok tidak jauh berbeda dengan perseorangan, hanya saja terdiri dari data beberapa orang jama'ah. Untuk dapat mengakses Pengelolaan Penyerahan Kelengkapan Kelompok: Transaksi > Paket Umrah > Pilih Transaksi Kelompok yang Anda ingin kelola. Kemudian pilih kolom Penyerahan Dokumen.

penyerahan dokumen kelompok.png

Contoh Form Penyerahan Dokumen Kelompok

 

1. Melihat Detail Dokumen 

Untuk mengecek detail penyerahan dokumen, klik ikon  ikon detail dokumen.png "Detail Dokumen dan Kelengkapan", maka akan muncul tabel seperti di bawah ini:

ubah dokumen kelompok.png

Contoh Form Cek Detail Penyerahan Dokumen

 

2. Mengubah Kelengkapan Dokumen 

Klik kolom biru rtombol dokumen kelengkapan.png pada form Detail Dokumen Kelengkapan.

Setelah itu, akan muncul tabel seperti berikut ini:

detail dokumen kelompok.png
Contoh Form Ubah Dokumen dan Kelengkapan

  • Pada kolom "Jenis Dokumen", isikan jenis dokumen yang dilampirkan pada penyerahan dokumen
  • Pada kolom "Upload Dokumen", silahkan upload gambar scan sesuai  nama dokumen yang diminta
  • Pada kolom "Pengembalian", centang apabila dokumen yang di upload akan dikembalikan kepada jama'ah
  • Pada kolom "Verifikasi", centang apabila dokumen sudah benar dan telah sesuai

Klik simpan data.png apabila proses ubah data dan kelengkapan telah selesai.

Pada halaman detail transaksi, tanda "X" akan berubah menjadi tanda "Centang" untuk dokumen yang telah di proses pada ubah data penyerahan dokumen.

 

3. Download Penyerahan Dokumen

Untuk mengetahui detail penyerahan dokumen transaksi kelompok pada suatu pemesanan paket umrah, Anda dapat download detail penyerahan dokumen berupa laporan data dalam bentuk excel. Klik "Download Penyerahan Dokumen", maka data akan otomatis terdownload dan tersimpan berupa soft file excel.

 

excel dokumen kelompok.png

Contoh File Excel Penyerahan Dokumen

 

4. Download Pengembalian Dokumen

Untuk mengetahui detail pengembalian dokumen transaksi kelompok yang melakukan pemesanan paket umrah, data dapat Anda download dalam bentuk excel. Klik "Download Pengembalian Dokumen", maka data akan otomatis terdownload dan tersimpan berupa soft file excel.

excel pengembalian dokumen.png

Contoh File Excel Pengembalian Dokumen dan Kelengkapan

 

 

Materi Manajemen Transaksi Lainnya
Twit Terbaru
Facebook Erahajj
messenger icon
messenger icon Chat Dengan Kami